Job Description

Solicitud de Propuestas: Servicios de Apoyo Logístico

Fecha de Publicación: 22 de junio de 2023

Fecha Límite: 5:00 pm EST (Hora Washington DC) – 14 de Julio de 2023

Remitir Preguntas a:

Enviar propuestas a:

Las respuestas pertinentes se pondrán a disposición de todos/as los/as oferentes por correo electrónico. No se aceptarán consultas después de la hora y fecha especificadas.

La respuesta debe enviarse antes de la hora y la fecha indicadas anteriormente para ser considerada.

Requisitos de envío de propuestas:

Cualquier propuesta que no contenga todos los puntos especificados en la siguiente sección de Requisitos de envío será considerada como no admisible. Para obtener más detalles, incluyendo los criterios de evaluación correspondientes, por favor consulte la sección "Criterios de evaluación y requisitos de presentación".

• Propuesta técnica (máximo 3 páginas)
• CVs/Hojas de vida
• Costo de la Propuesta
• Formulario de Evaluación de Gestión Financiera (únicamente para organizaciones)
• Página de certificación

Introducción y Antecedentes

El Instituto de Paz de los Estados Unidos (USIP por sus siglas en inglés) es un instituto nacional, no partisano e independiente fundado por el Congreso de los Estados Unidos y dedicado a la premisa de que un mundo sin conflicto violento es posible, práctico y esencial para los Estados Unidos y la seguridad global. En zonas de conflicto en el extranjero, el Instituto trabaja con aliados para prevenir, mitigar y resolver el conflicto violento. Para más información, por favor visite .

El Programa de América Latina (LAP por sus siglas en inglés) trabaja en ocho países del hemisferio. En Colombia, el compromiso de larga data del Instituto se extiende a lo largo de más de 15 años de amplio apoyo a constructores de paz locales, así como esfuerzos de construcción de paz de alto nivel que involucran espacios de dialogo con grupos armados. En Nicaragua y Bolivia, el Instituto apoya la búsqueda de espacios de diálogo más efectivos para quienes buscan una solución pacífica a los conflictos sociales y políticos.

USIP ahora está expandiendo su trabajo de construcción de paz en El Salvador, Guatemala y Honduras, donde el Programa de América Latina busca desarrollar e implementar programas centrados en la prevención de conflictos y la reducción de la violencia mediante el abordaje de la polarización sociopolítica a través de proyectos de diálogo, capacitando a jóvenes en herramientas de consolidación de la paz, y apoyando una cultura de la legalidad.

Objetivo de la Convocatoria

El Programa de América Latina de USIP busca una organización de apoyo administrativo y logístico en El Salvador, Guatemala y Honduras para una serie de eventos y actividades temáticas y participativas. El oferente debe tener una atención superior a los detalles y capacidad de gestión financiera, ser capaz de mantener presupuestos actualizados y manejar con éxito una gran cantidad de tareas. El oferente también debe contar con excelentes habilidades de comunicación y ofrecer actualizaciones de estado de manera efectiva y sucinta al personal de USIP. Se requiere dominio del idioma español. El dominio del idioma inglés es una ventaja, pero no es obligatorio.

Alcance del Trabajo

El contratista seleccionado brindará apoyo logístico y de coordinación crucial a USIP. El contratista seleccionado reservará hoteles, organizará viajes y reservará habitaciones y servicios de refrigerio y comidas para la ejecución exitosa de múltiples eventos. El contratista seleccionado trabajará en estrecha colaboración con el personal de USIP y coordinará con los participantes y facilitadores para organizar e informar con éxito todas las consideraciones logísticas vitales para las reuniones y capacitaciones.

Meta y Objetivos

El objetivo es asegurar la planificación y ejecución logística fluida de tres eventos y actividades temáticos y participativos.

Costo más Tarifa Fija

El contratista seleccionado coordinará con USIP para facilitar la organización de tres eventos, como se describe a continuación.

El contratista seleccionado será responsable de la planificación logística de cada evento y su ejecución, incluidas las convocatorias a facilitadores y participantes, reservación del lugar del evento y las reservas de alojamiento, reserva de equipo técnico y la organización de viajes, transporte y servicios de refrigerio. El contratista seleccionado también garantizará el acceso a los equipos en condiciones necesarias para la transmisión virtual, registro y difusión digital. Las necesidades logísticas de cada evento variarán y el contratista seleccionado coordinará con USIP y la organización invitada que facilitará los eventos de acuerdo con las necesidades que se presenten.

Los eventos tendrán lugar en algún momento entre agosto de 2023 y mayo de 2024 (fechas por confirmar).

El contratista seleccionado gestionará los subcontratos con los proveedores externos necesarios, así como implementará directamente los servicios necesarios para adquirir el espacio para eventos, el alojamiento, el transporte terrestre, las comidas y los materiales para los siguientes tres eventos:

Serie de Diálogos Intergeneracionales: Gestionar dos series de diálogos de 6 sesiones cada una (una en San Salvador y otra en la Ciudad de Guatemala) y brindar apoyo administrativo y logístico previo, durante y posterior a los diálogos para 35 a 50 participantes con invitados especiales u organizaciones como presentadores/facilitadores para cada sesión. Las sesiones serán presenciales y virtuales, con una dinámica participativa por parte de los asistentes. El formato es abierto de acuerdo a cada organización co-anfitriona. Cada sesión tendrá una duración de 3,5 horas y finalizará con un almuerzo. El contratista seleccionado gestionará la compra de los materiales, los honorarios de facilitación, la reserva y el pago del lugar.

Cohortes de Participación Democrática: 4 visitas a 4 ciudades del El Salvador para grupos de 30 a 60 jóvenes. Los/as líderes juveniles visitarán cada municipio durante tres fines de semana. Posteriormente, se organizará un encuentro de cuatro días en San Salvador entre todos los participantes. Se deben tener en cuenta todas las habitaciones, comidas, transporte y espacios para eventos. Además, el contratista seleccionado será responsable de pagar los honorarios del facilitador.

Capacitación sobre resiliencia y respuesta al trauma: Capacitación de 3 días brindando apoyo administrativo y logístico previo, durante y posterior a esta capacitación para 12 a 15 líderes juveniles y 3 facilitadores que se llevará a cabo en El Salvador, Guatemala y Honduras. El contratista seleccionado debe coordinar todo el alojamiento, comida, instalaciones de capacitación y el transporte de los participantes.

En preparación para estos eventos, el contratista seleccionado proporcionará todo el apoyo logístico hasta y después de las fechas de los eventos, y entregará un informe final. El contratista seleccionado será responsable de asegurar, pagar y confirmar las reservas requeridas después de proporcionar al menos dos cotizaciones para cada categoría anterior y recibir la aprobación de USIP antes de la reserva.

El contratista seleccionado deberá organizar todos los aspectos logísticos de estos tres eventos, incluidos los siguientes entregables:

• Asegurar y confirmar todo el transporte terrestre local.
• Buscar y reservar alojamiento en un hotel que no exceda la tarifa diaria autorizada por noche para la ubicación (tarifa proporcionada al contratista seleccionado por USIP antes de la reserva).
• Asegúrese de que haya una sala de conferencias adecuada disponible y reservada para su uso.
• Contratar todas las comidas y refrigerios necesarios.
• Proporcionar transferencias de Western Union, transferencias bancarias o efectivo en mano a los participantes, facilitadores y personal de USIP para reembolsos. Los reembolsos requieren recibos y deben ser aprobados previamente por el equipo LAP de USIP antes del desembolso. Los reembolsos incluyen, pero no se limitan a:
• costos de materiales incurridos por el personal de USIP y los facilitadores (impresión, materiales);
• taxis locales durante el programa (para el personal de la USIP); y,
• gastos imprevistos para el personal de la USIP.
• Organizar las necesidades de capacitación de las organizaciones coanfitrionas, incluido el diseño de la sala, requisitos técnicos, materiales y pagos. Asegurar que los espacios de capacitación estén equipados con las necesidades técnicas y materiales necesarios (a coordinar con los capacitadores y el personal de la USIP).
• Preparar materiales de capacitación para los eventos, que incluyan la impresión de los libros de trabajo de los participantes, materiales de capacitación complementarios, memorandos de logística, etc. Todo lo que requiera que el contratista seleccionado imprima será proporcionado por adelantado por el equipo de LAP de USIP.

Cronograma Tentativo

A continuación, se proporciona un cronograma tentativo para la finalización de los entregables. USIP trabajará con el contratista seleccionado para finalizar los entregables y las fechas de vencimiento de los entregables tras la selección.

Fecha de Entrega Estimada

En coordinación con USIP, desarrollar un Plan de Trabajo

Informes de estado (descripción de las tareas y narrativa del presupuesto)

Implementación del Dialogo Intergeneracional tanto en El Salvador como en Guatemala, incluyendo la coordinación con las organizaciones invitadas, pago de honorarios a los facilitadores, reserva del lugar, compra de materiales, disposición de las salas, equipo técnico y servicio de comida.

Organizar tres Capacitaciones de Trauma de tres días cada uno en Honduras, El Salvador y Guatemala. Con el personal de la USIP, reservar hoteles, coordinar y pagar el transporte de los participantes nacionales, alimentación, alquiler de equipos técnicos y supervisar el funcionamiento exitoso de todos los eventos.

Octubre 2023 – enero 2024

Organizar cuatro visitas para los Cohortes de Participación Democrática en El Salvador. Con los equipos, coordinar las necesidades logísticas para una capacitación inicial en San Salvador (antes del fin de año) así como tres visitas a municipalidades, coordinada con los lideres juveniles. Las visitas serán de 1 a 4 días cada una.

Informe Narrativo final que cobra todo el periodo del contrato.

Requisitos de la Propuesta

Cualquier propuesta que no contenga todos los elementos enumerados a continuación puede considerarse como “no conforme”. Para obtener más detalles sobre el proceso de selección, incluyendo los criterios de evaluación correspondientes, consulte la Sección V a continuación.

Para ser considerado en esta convocatoria, envíe lo siguiente:

• Propuesta Técnica Narrativa La propuesta narrativa técnica no debe tener más de 3 páginas e incluir las siguientes secciones:
• Experiencia previa Describa al menos dos proyectos de similar alcance y complejidad en los que haya trabajado anteriormente. Proporcione un punto de contacto con número de teléfono y dirección de correo electrónico para cada uno de los proyectos descritos. Incluya también si el oferente y/o el personal esencial han recibido financiamiento de USIP en el pasado y, de ser así, incluya una breve descripción del proyecto, el nombre del punto de contacto principal de USIP y el número de subvención o contrato, según corresponda.
• Personal clave, dotación de personal y experiencia específica Describa el personal clave, su rol, su nivel de conocimiento y cómo su experiencia está relacionada y es beneficiosa. Describa el plan general de dotación de personal para el proyecto. Tenga en cuenta que el personal puede no ser ciudadano estadounidense y no requiere autorización de seguridad.
• Currículum Vitae (CV) Para cada uno de los miembros del personal clave, proporcione un CV de no más de tres páginas. Los CV no contarán para el límite de páginas de propuestas narrativas técnicas.
• Propuesta de costos La propuesta de costo deberá incluir un presupuesto detallado y una descripción del presupuesto. El presupuesto debe estar en dólares estadounidenses y en formato de hoja de cálculo (por ejemplo, Excel). Tenga en cuenta que USIP permite que las organizaciones sin fines de lucro incluir hasta un 15 % de recuperación de costos indirectos en los costos directos totales de los contratos.
• Formulario de evaluación de la gestión financiera Las organizaciones deben completar el Formulario de evaluación de la gestión financiera a menos que hayan recibido subvenciones federales, contratos o acuerdos de cooperación en los últimos dos años y puedan proporcionar su estado financiero auditado de su año fiscal más reciente. Comuníquese con Carla Hauer (chauercarrillo@usip.org) para solicitar una copia del Formulario de evaluación de gestión financiera si no está adjunto a la solicitud.

Página de certificación

Complete y firme la página de certificación a continuación y envíela con la propuesta.

Calendario de la Convocatoria

22 de junio 2023

Convocatoria Publicada

30 de junio 2023

Fecha Límite para enviar preguntas respecto a la Solicitud de Propuestas y el proyecto enviadas a Carla Hauer (chauercarrillo@usip.org ) a más tardar 5:00pm EST.

7 de julio 2023

Respuestas a las preguntas se pondrán a disposición de todos/as los/as oferentes.

14 de julio 2023

Las propuestas deben presentarse a más tardar el 14 de julio antes de las 5:00pm EST. Las propuestas presentadas después de esa fecha pueden no ser aceptadas.

21 de julio 2023

Notificación al contratista seleccionado

31 de julio 2023

Fecha estimada de inicio del proyecto

USIP puede ajustar las fechas en el cronograma o cancelar esta convocatoria en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato.

Criterios de Evaluación

Las propuestas serán evaluadas en base a los siguientes criterios. Para obtener más detalles sobre cada requisito de presentación, consulte la Sección IV de esta convocatoria. El Comité de Selección de USIP revisará todas las propuestas recibidas a tiempo utilizando los criterios de evaluación establecidos a continuación en función del mejor valor ofrecido a USIP. El Comité de Selección se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas, en su totalidad o en parte, para adjudicar contratos múltiples y/o entablar negociaciones con cualquiera de las partes, en el mejor interés del Instituto.

Criterios de Evaluación

Experiencia Previa

Experiencia Específica

Costo de la Propuesta

Instrucciones y Términos Generales

• Las propuestas completas deben enviarse por correo electrónico a chauercarrillo@usip.org antes de las 5:00 p. m., hora de Washington DC (EST) del 14 de julio de 2023
• El Instituto no es responsable de ningún costo incurrido por los oferentes antes de la emisión de un contrato ejecutado con el Instituto.
• Las presentaciones deben ser enviadas electrónicamente y deben incluir todos los requisitos de presentación descritos en la sección “Requisitos de la propuesta” de esta convocatoria. No se permitirán cambios o correcciones a una respuesta después de la fecha límite.
• Todas las presentaciones deben estar en inglés y en dólares estadounidenses.
• Cualquier pregunta relacionada con esta convocatoria debe dirigirse a Carla Hauer en chauercarrillo@usip.org. Las respuestas pertinentes se pondrán a disposición de todos/as los/as oferentes por correo electrónico. No se aceptarán consultas después de la hora y fecha especificadas.
• Cualquier propuesta que no aborde todos los requisitos de la RFP puede considerarse no conforme. Las propuestas tardías pueden ser rechazadas como no conforme.
• Esta convocatoria no es una oferta para celebrar un acuerdo con ninguna de las partes, sino una solicitud para recibir propuestas de oferentes (organizaciones o personas) interesadas en prestar los servicios aquí descritos. Dichas propuestas serán consideradas y tratadas por USIP como ofertas para celebrar un contrato.
• USIP no estará obligado al pago de ninguna suma a ningún destinatario de esta convocatoria hasta y a menos que se ejecute un contrato por escrito entre las partes.
• A menos que se indique lo contrario en esta convocatoria, el Contratista seleccionado será responsable de proporcionar todos los equipos y/o suministros necesarios para realizar los servicios.
• El Contratista seleccionado no discriminará a ninguna persona de conformidad con las leyes federales, estatales o locales.
• El envío de cualquier material a USIP en respuesta a esta convocatoria constituirá (i) una declaración de que el/la Ofertante posee o tiene una licencia sin restricciones para usar y licenciar dichos materiales y toda la propiedad intelectual expresada en ellos; y (ii) la concesión de una licencia no exclusiva a USIP para utilizar dichos materiales y propiedad intelectual para cualquier propósito, incluyendo específicamente la evaluación, negociación y documentación de un contrato con cualquiera de las partes.
• El oferente se comprometerá a adherirse a los Términos y condiciones de USIP adjuntos, de lo contrario, corre el riesgo de ser eliminado de la consideración. Las excepciones a estos términos deben describirse claramente en un anexo a la propuesta narrativa técnica. Comuníquese con Carla Hauer Carrillo (chauercarrillo@usip.org) para solicitar una copia de los Términos y condiciones de USIP si no se adjuntan a esta convocatoria.

Página de Certificación
(Por favor presentar junto a la propuesta)

A. El/La Oferente certifica que: (1) Los precios de la oferta se han fijado de forma independiente sin consulta, comunicación o acuerdo con ningún otro competidor; (2) Los precios de la oferta no han sido ni serán revelados a sabiendas por el/la oferente, directa o indirectamente, a ningún otro competidor antes de la apertura de la oferta o la adjudicación del contrato, a menos que la ley exija lo contrario; y (3) El/la oferente no ha intentado ni intentará inducir a ningún otro competidor a que presente/no presente una oferta con el fin de restringir la competencia.

B. ¿El/la oferente ha recibido financiamiento de USIP? Sí / No

C. En caso afirmativo, proporcione el número de subvención o contrato y el principal punto de contacto del oferente en USIP:___________________________________________________________________________________

Por parte del/ de la Oferente:

Nombre de la Organización o Contratista Independiente

Firma del/ de la Oficial Autorizado/a

Nombre Escrito del/ de la Oficial Autorizado/a

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